Boiseries Algonquin
structure ses opérations
Une plateforme unique pour mieux comprendre, suivre et coordonner les activités de l'entreprise.
Les opérations de Boiseries Algonquin reposent sur une coordination étroite entre les ventes, les commandes, l'inventaire et la facturation. À mesure que l'entreprise grandissait, les informations se sont multipliées à travers différents fichiers, documents et méthodes de travail, rendant les opérations plus difficiles à suivre et à comprendre.
Afin d'améliorer la visibilité sur ses activités et de simplifier la gestion quotidienne, l'entreprise souhaitait centraliser son information, formaliser ses processus et mieux relier l'ensemble de ses opérations dans un environnement unique.
Boiseries Algonquin
Industrie
Fabrication et distribution de produits de bois et gestion de commandes spécialisées.
Défi
Centraliser l'information, structurer les processus et améliorer la visibilité sur les commandes, l'inventaire et les opérations quotidiennes.
Solution
Déployer un environnement intégré reliant les ventes, l'inventaire, la facturation et le suivi des commandes dans une plateforme centralisée.
Résultat
Une meilleure compréhension des opérations, une gestion d'inventaire plus fiable et une réduction des erreurs liées aux processus manuels.
Le défi
Avant le projet, les informations étaient réparties entre différents fichiers Excel et documents papier. Le suivi des commandes reposait en partie sur des processus manuels et la gestion de l'inventaire manquait de structure.
Cette situation limitait la circulation de l'information entre les équipes et compliquait la compréhension globale des opérations. Les liens entre les commandes, l'inventaire et la facturation demeuraient difficiles à suivre, ce qui augmentait les risques d'erreur et ralentissait certaines activités.
Parmi les principaux enjeux observés :
- Information dispersée dans plusieurs outils et documents.
- Suivi des commandes effectué partiellement de façon manuelle.
- Gestion d'inventaire peu structurée.
- Difficulté à coordonner les opérations entre les équipes.
- Compréhension limitée des processus et des responsabilités.
L'objectif était de créer un environnement plus simple à comprendre, plus facile à gérer et offrant une meilleure visibilité sur l'ensemble des activités de l'entreprise.
La solution
Tayo a accompagné Boiseries Algonquin dans la structuration de ses processus afin de transformer un environnement fragmenté en un système cohérent reliant les ventes, les commandes, l'inventaire et les finances.
01
Centraliser les informations clés
Les renseignements relatifs aux clients, aux commandes et aux opérations ont été regroupés dans un environnement unique afin de faciliter l'accès à l'information et améliorer la collaboration entre les équipes.
02
Structurer le suivi des commandes
Les processus liés aux commandes ont été formalisés afin d'améliorer leur suivi et de réduire la dépendance aux méthodes manuelles. Une attention particulière a été portée aux commandes spéciales grâce à l'ajout d'un module personnalisé.
03
Moderniser la gestion d'inventaire
L'inventaire a été centralisé et structuré afin d'améliorer la traçabilité des produits et faciliter le suivi des mouvements de stock.
04
Connecter les opérations financières
Les activités de facturation et de paiement ont été reliées aux opérations grâce à l'intégration de Stripe, créant un meilleur lien entre les ventes, les commandes et les paiements.
05
Automatiser les activités clés
Des automatisations ont été mises en place pour réduire les manipulations manuelles, améliorer la fiabilité des données et fluidifier les échanges d'information entre les différents systèmes.
Dans leur mots :
« Le projet nous a permis de mieux comprendre nos propres opérations. Aujourd'hui, nous avons une meilleure visibilité sur nos commandes, notre inventaire et nos activités quotidiennes, ce qui facilite autant la gestion que la collaboration entre les équipes. »
Les résultats
La transformation a permis à Boiseries Algonquin d'obtenir une meilleure compréhension de ses opérations tout en améliorant la coordination entre les différents secteurs de l'entreprise.
Obtenir une vue d'ensemble des opérations
L'information est désormais accessible dans un environnement centralisé offrant une meilleure visibilité sur les activités quotidiennes.
Réduire les erreurs de traitement
La structuration des processus et la diminution des saisies manuelles ont contribué à réduire les erreurs dans le traitement des commandes.
Accélérer les opérations
Les activités circulent de façon plus fluide entre les ventes, l'inventaire et la facturation, ce qui permet de réduire certains délais opérationnels.
Améliorer la gestion d'inventaire
Les équipes bénéficient d'une meilleure traçabilité des produits et d'une gestion plus fiable des stocks.
Renforcer la coordination interne
Les processus étant maintenant mieux définis, les équipes partagent une compréhension commune des opérations et des responsabilités associées.
Technologies utilisées
Zoho CRM
Zoho Books
Zoho Inventory
Zoho Analytics
Zoho Sign
