IEFA
structure sa gestion événementielle avec Zoho
Comment centraliser les événements, les conférences et les intervenants dans un environnement adapté à la réalité de l’organisation
L’International Economic Forum of the Americas (IEFA) organise des événements et des conférences qui nécessitent la coordination de nombreuses activités, ressources et parties prenantes.
Au fil du temps, la gestion de ces activités était devenue difficile à suivre. L’information était répartie entre différents outils et intervenants, les processus variaient selon les personnes et les systèmes en place reflétaient peu la réalité de l’organisation événementielle.
IEFA souhaitait donc mettre en place un environnement plus cohérent pour mieux structurer ses événements, centraliser l’information et améliorer la visibilité sur ses opérations.
IEFA
International Economics
Forum of the Americas
Industrie
Organisation d'événements, conférences et forums internationaux.
Défi
Structurer la gestion des événements, centraliser l'information et améliorer la visibilité sur les activités, les intervenants et les ressources mobilisées. Les processus reposaient largement sur des pratiques individuelles et des informations dispersées dans plusieurs outils.
Solution
Mise en place d'un environnement Zoho centré sur un CRM adapté à la gestion événementielle, soutenu par Zoho Books, Zoho Analytics, Zoho Backstage et Zoho Sign afin de centraliser l'information, structurer les processus et améliorer le suivi des activités.
Résultat
Une gestion plus structurée des événements, une meilleure organisation des conférences et des intervenants, un accès centralisé à l'information et une visibilité accrue sur les opérations. Les résultats continuent de se consolider à mesure que le projet progresse.
Le défi
Avant le projet, IEFA ne disposait pas d’un environnement centralisé permettant de gérer l’ensemble de ses activités événementielles.
L’information était répartie entre plusieurs outils et parties prenantes. Les méthodes de travail dépendaient souvent des pratiques individuelles, ce qui compliquait la planification, le suivi et la circulation de l’information.
Cette situation entraînait notamment :
- une gestion peu standardisée des événements;
- une coordination complexe des intervenants externes;
- une visibilité limitée sur les ressources mobilisées;
- une difficulté à suivre les événements de manière cohérente;
- des outils peu alignés sur la réalité événementielle;
- une forte dépendance aux connaissances détenues individuellement.
L’enjeu ne consistait donc pas simplement à remplacer un outil. Il fallait d’abord structurer les processus afin de permettre à l’organisation de mieux comprendre et gérer ses activités dans leur ensemble.
La solution
Tayo Solutions a accompagné IEFA dans la mise en place d’un environnement Zoho conçu autour de ses processus événementiels.
L’approche a commencé par l’analyse et la formalisation des méthodes de travail. L’objectif était de comprendre comment IEFA organise ses événements, coordonne ses conférences et gère ses différents intervenants avant d’adapter les outils.
Zoho CRM a ensuite été configuré comme le point central de l’environnement. Plutôt que de l’utiliser uniquement pour la gestion des contacts, le CRM a été adapté afin de structurer les événements, les conférences, les intervenants et le suivi des activités.
01
Adapter le CRM à la gestion d'événements
Le CRM a été configuré comme point central de gestion afin de structurer les événements, les conférences, les intervenants et le suivi des activités.
02
Centraliser l'information
Les données liées aux activités événementielles sont progressivement regroupées dans un même environnement afin de faciliter l'accès à l'information et le suivi des opérations.
03
Structurer le suivi financier
Zoho Books a été mis en place pour soutenir le suivi financier des événements et mieux relier les activités opérationnelles aux réalités administratives de l'organisation.
04
Améliorer la visibilité
Zoho Analytics permet de regrouper les informations clés afin de faciliter le suivi des événements, des ressources et des activités organisationnelles.
05
Intégrer la gestion événementielle
Zoho Backstage et Zoho Sign ont été intégrés à l'environnement afin de soutenir respectivement les opérations événementielles et la gestion des ententes.
06
Automatiser les processus clés
Des automatisations et personnalisations ont été mises en place progressivement afin de réduire les tâches manuelles et de soutenir des méthodes de travail plus cohérentes.
Dans leur mots :
« Notre objectif n'était pas simplement d'implanter de nouveaux outils, mais de mieux structurer notre façon de travailler. Aujourd'hui, nous disposons d'un environnement beaucoup plus clair pour gérer nos événements, coordonner nos intervenants et suivre nos activités. »
Les résultats
Bien que le projet soit toujours en évolution, plusieurs bénéfices sont déjà observables dans les opérations quotidiennes de l'organisation.
Obtenir une vision plus complète des activités
L'information étant désormais regroupée dans un environnement centralisé, les équipes bénéficient d'une meilleure vue d'ensemble des événements, des conférences et des ressources impliquées.
Mieux coordonner les intervenants
La structuration des données facilite le suivi des intervenants externes et améliore la coordination entre les différentes parties prenantes impliquées dans les événements.
Standardiser les méthodes de travail
Les processus sont progressivement formalisés et harmonisés, réduisant la dépendance aux pratiques individuelles et favorisant une exécution plus uniforme des activités.
Faciliter la prise de décision
Les outils de suivi et de visibilité permettent à la direction de mieux comprendre les opérations et d'obtenir l'information nécessaire pour planifier les prochaines activités.
Renforcer la circulation de l'information
La centralisation des données contribue à améliorer le partage de l'information et offre une meilleure compréhension des responsabilités et des activités en cours.
Technologies utilisées
Zoho CRM
Zoho Backstage
Zoho Books
Zoho Sign
